Делопроизводитель / Административный специалист в строительную компанию

Компания "Аутсорс Солюшенс, ЧП"

ЧУП “Аутсорс Солюшенс” занимается подбором персонала для зарубежных компаний.
Один из наших постоянных клиентов — компания HoReCa NYC (Нью-Йорк, США), основанная в 2018 году. HoReCa NYC занимается строительством и дизайном коммерческих объектов, активно развивается и расширяет команду.

Сейчас нам нужен делопроизводитель/административный специалист для взаимодействия с клиентами и подразделениями компании, ведения документооборота и административной поддержки.

Работа полностью удаленная, график — 5/2, время — с 10:00 до 17:00 по Нью-Йорку.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство с контрактом на год с возможностью продления.

• Удаленную работу из любого удобного места.

• Оплату каждые 2 недели.

• Обучение и плавный ввод в должность.

• Оплачиваемый отпуск.

• Отсутствие холодных звонков и холодных писем.

Обязанности:

• Коммуникация с подразделениями компании и клиентами (переписка и звонки через Email и Google Voice).

• Ведение и контроль документооборота: договора, счета, сметы; работа с шаблонами и проверка данных.

• Контроль сроков оплаты счетов и движения документов.

• Составление графиков и графиков отгрузок; контроль их выполнения.

• Работа в CRM-системе, Google Таблицах и подготовка отчетности.

• Подготовка презентаций.

• Административная поддержка руководителя и взаимодействие с подрядчиками и партнёрами.

• Помощь в управлении проектами: контроль сроков, задач, сбор отчетности.

• Выполнение других административных задач по запросу.

Требования:

• Знание английского языка на уровне не ниже Advanced (C1).

• Грамотная устная и письменная речь.

• Пунктуальность, ответственность и умение работать с большим объемом задач.

• Опыт ведения документооборота от 1 года (желательно в строительстве, логистике или смежных сферах).

• Уверенное владение PowerPoint, Excel, Word, Google Docs, Google Spreadsheets.

• Способность работать как самостоятельно, так и в команде.

• Опыт составления графиков и графиков отгрузок будет преимуществом.

Условия:

• Полностью удаленная работа.

• График: понедельник – пятница, с 10:00 до 17:00 (время Нью-Йорка).

• Испытательный срок: 3 месяца.

Будем рады каждому отклику! Все отклики рассматриваются индивидуально.
До скорой встречи на интервью!